Cómo usar Excel en iPhone | Todo lo que necesitas saber

Para las necesidades comerciales, ¿Te gustaría tener acceso a algunas hojas de cálculo directamente desde tu iPhone pero no sabes cómo? Bueno, es fácil: instala la versión de Excel para iOS y podrás ver, editar y crear hojas de cálculo desde tu iPhone. ¿No está muy familiarizado con la tecnología y te gustaría recibir algunos consejos sobre qué hacer? No te preocupes, puedo ayudarte.

Si me dedicas unos minutos de tu tiempo libre, de hecho puedo explicarte, de forma sencilla pero muy detallada, cómo usar Excel en el iPhone: una operación que, de antemano, es definitivamente menos compleja de lo que imaginas. Además, debes saber que la aplicación Excel incorpora en gran medida las funciones principales de la variante de escritorio, pero está optimizada para uso móvil, por lo que te permite trabajar muy fácilmente en hojas de cálculo en teléfonos inteligentes y tabletas.

Ponte cómodo, toma tu iPhone y comienza a concentrarte en la siguiente información. En poco tiempo, aprenderás a aprovechar al máximo esta aplicación para ver tus hojas de cálculo desde iOS, así como a editar y crear nuevas. Feliz lectura y buen trabajo.

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Operaciones preliminares

Antes de llegar al meollo del tema y descubrir cómo usar Excel en iPhone, debes descargar la aplicación en tu iPhone.

Al respecto, es necesario precisar que, a diferencia de la versión clásica de Excel incluida en el paquete Office para ordenadores, la aplicación para iOS se puede descargar de forma individual y es totalmente gratuita para todos los dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10,1″ ( dimensiones en las que obviamente caen todos los modelos de iPhone).

Eventualmente, es posible suscribirse a Office 365 (con precios a partir de 6,99 euros / mes), para desbloquear funciones adicionales en las aplicaciones móviles de Office y aprovechar la suite de Microsoft en tu computadora.

Dicho esto, para descargar Excel en tu iPhone, accede a la sección correspondiente en la App Store directamente desde tu dispositivo, presiona el botón Obtener / Instalar y autoriza la descarga a través de Face ID, Touch ID o la contraseña de Apple ID.

Luego, inicia la aplicación presionando el botón Abrir que apareció en la pantalla o tocando el ícono relativo agregado en la pantalla de inicio.

También ten en cuenta que para realizar cambios en los documentos y guardarlos, deberás iniciar sesión en Excel con tu cuenta de Microsoft. Sin él, solo podrás utilizar la aplicación en modo de visualización.

Usar Excel en iPhone

Una vez que abres la aplicación Excel en tu iPhone, estás listo para actuar y descubrir todas sus funciones: ahora te hablaré en detalle.

Crea y abre una hoja de cálculo

Si estás interesado en comprender cómo editar una hoja de cálculo guardada localmente en tu iPhone o en la nube, en servicios como iCloud Drive, OneDrive o Dropbox, lo primero que debes hacer es seleccionar el elemento Abrir que encuentra en la barra en la parte inferior de la pantalla de la aplicación inicial.

Más tarde, si el archivo de tu interés está guardado en el dispositivo, selecciona el elemento iPhone; si está en iCloud Drive, selecciona el elemento Otro, mientras que si deseas tomarlo de un servicio de almacenamiento en la nube diferente, toca la palabra Agregar ubicación y accede al servicio de tu interés. Luego presiona en la vista previa del archivo de tu interés y listo.

Para crear un nuevo documento, en su lugar, selecciona el elemento Nuevo que siempre encontrarás en la barra inferior y toca la opción Libro vacío. Alternativamente, elige una de las plantillas preestablecidas incluidas en la aplicación. Después de abrir la hoja de cálculo o después de crear un nuevo documento, se encontrará frente a la pantalla de la hoja de Excel: como puedes ver por ti mismo, es una tabla dividida en columnas y filas, marcadas por letras y números que te permiten identificar ellos. Las columnas y filas, juntas, forman las celdas.

En la parte superior hay un aviso que indica que debes iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft para poder editar el documento. Entonces, haz clic en él e inicia sesión escribiendo tus datos.

En la parte inferior, sin embargo, encontrarás la barra de herramientas en la que se encuentran los botones para realizar las operaciones principales en la hoja de cálculo y el campo para ingresar a las funciones, mientras que en la parte superior encontrarás la barra con los botones para administrar el guardado, la impresión y el intercambio de archivos.

Completa y formatea las celdas

Ahora averigüemos qué hacer para completar las celdas de la hoja de cálculo. Primero, toca dos veces en la celda sobre la que deseas actuar: al hacerlo, verás el teclado virtual de iOS.

Por defecto, se muestra el teclado con las letras pero, al presionar el botón 123 ubicado en la parte superior izquierda, puedes ver el teclado numérico a través del cual puedes ingresar valores numéricos en el libro de trabajo.

Después de escribir los datos en las celdas, puedes formatear el texto usando las funciones apropiadas, que puede recuperar presionando el botón […] ubicado en la parte inferior derecha o el botón con la «A» y el lápiz en la parte superior. (siempre a la derecha). Desde el menú que se abre, puedes cambiar la fuente, el color, el tamaño de fuente, etc.

Aún desde el mismo menú, señalo que puedes cambiar el formato de las celdas cambiando el estilo, color, tamaño, formato, etc.

También me gustaría señalar que desde el menú en cuestión también es accesible la función Autosuma, que te permite agregar todos los valores positivos y negativos de un rango específico de celdas.

En cambio, usando la función Ordenar y Filtrar (la que siempre puede llamar desde el menú de arriba, o presionando el botón de embudo en la parte inferior) puedes filtrar una lista de datos u ordenarlos en orden ascendente / descendente.

Insertar gráficos, imágenes, formas y otros elementos

¿Te gustaría saber cómo insertar gráficos, imágenes, formas y otros elementos en tu hoja de cálculo? Entonces haz esto: presiona el botón con la «A» y el lápiz ubicado en la parte superior derecha o en el botón […] ubicado en la parte inferior, toca el elemento Inicio contenido en el menú que se abre y selecciona la palabra Insertar.

En el menú adicional que se te muestra en este punto, toca el elemento Gráficos y elige el tipo de gráfico que deseas insertar. Desde el mismo menú también puedes optar por insertar fotos (ya sea tomándolas de la biblioteca de iOS o tomándolas en el momento), formas, íconos, cuadros de texto, comentarios y enlaces.

Si deseas insertar dibujos a mano alzada, en su lugar, selecciona el elemento Dibujo de la lista que se le muestra tocando el elemento Inicio (en el menú inferior) y toque el elemento Iniciar entintado, para ver las herramientas de dibujo de Excel.

Ingresa las fórmulas

Imposible no entender cómo usar Excel en iPhone sin al menos mencionar las fórmulas, muy útiles para procesar y administrar los datos que se ingresan en la hoja de cálculo. Para aprovechar la funcionalidad antes mencionada, presiona el botón con la «A» y el lápiz ubicado en la parte superior derecha o en el botón […] ubicado en la parte inferior, toca el elemento Inicio en el menú que se abre y selecciona la redacción Fórmulas.

Según tus necesidades, puedes elegir entre varios tipos de fórmulas, seleccionando los elementos relevantes que encuentres en el menú que aparece en la parte inferior del display: Lógicas, Texto, Fecha y hora, etc.

Por lo tanto, selecciona el tipo de fórmula que deseas utilizar, indica la fórmula exacta de la lista que se te muestra, para agregarla a la celda actualmente seleccionada, y tu forma genérica será visible en el campo que se encuentra en el parte superior de la pantalla.

Luego reemplaza la información predefinida de la fórmula con los valores o celdas de tu interés y toca el botón verde con la marca que apareció en la parte superior derecha, para confirmar y aplicar los cambios.

Cambiar la vista de los datos

La pantalla a través de la cual se muestra la hoja de Excel se puede modificar, si es necesario, usando las opciones disponibles seleccionando el ítem Ver adjunto al menú que aparece seleccionando la palabra Inicio luego de tocar el botón con la «A» y el lápiz ubicado en arriba a la derecha o en el botón […] ubicado en la parte inferior.

Desde el menú adicional que aparece, de hecho, puedes activar / desactivar la visualización de la barra de fórmulas, la visualización de la cuadrícula, puedes ajustar el nivel de zoom y mucho más. También puedes optar por congelar paneles, como te expliqué en detalle en mi guía específica sobre cómo congelar una fila en Excel.

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Al seleccionar, en cambio, el elemento Datos de la lista visible al tocar el elemento Inicio (después de haber recuperado el menú de Excel presionando el botón con la «A» y el lápiz o el botón […] a continuación), puedes aplicar filtros específicos, cambiar la clasificación de la información y eliguir que los detalles sean visibles o no.

Guarda, comparte e imprime una hoja de cálculo

Ahora que finalmente tienes una idea clara de cómo usar Excel en iPhone y has terminado tu trabajo en la hoja de cálculo, ¿te gustaría saber cómo guardarlo? Nada podría ser más simple: haz clic en el botón […] ubicado en la parte superior derecha y luego en el botón Guardar, luego escribe el nombre que deseas asignar al archivo, la ubicación en la que deseas almacenarlo y listo. Lo que obtendrás eventualmente será un archivo de formato XLSX.

Sin embargo, ten en cuenta que, de forma predeterminada, después de guardar el archivo por primera vez, todos los cambios realizados se guardan automáticamente. Entonces, cuando vayas a abrir el documento más tarde, también puedes evitar guardarlo manualmente.

Si, por otro lado, deseas guardar tu documento como un PDF o como un archivo ODS, después de tocar el botón […] ubicado en la parte superior derecha, debes seleccionar el elemento Exportar de la pantalla que se muestra y elegir el formato que desees.

¿Quieres compartir tu hoja de cálculo con otros usuarios? Sí, también puedes hacer eso. Para hacer esto, toca el botón con la flecha a la derecha ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, selecciona el elemento Invitar personas, ingresa los contactos de tu interés, indica si deseas habilitar o no a las personas en cuestión para editar y hacer toque en el elemento Enviar.

Alternativamente, puedes optar por enviar el enlace a la hoja de cálculo o una copia del documento seleccionando las opciones Copiar enlace o Enviar una copia en la pantalla visible después de presionar el botón de flecha derecha en la parte superior de la pantalla, respectivamente.

Si deseas imprimir la hoja de cálculo, presiona el botón […] ubicado en la parte superior derecha, selecciona el elemento Imprimir de la pantalla que se muestra y luego el de AirPrint.

Otras aplicaciones para usar Excel en iPhone

¿Has intentado usar Excel en iPhone pero la famosa aplicación no te convenció mucho, por lo que te gustaría saber si hay alguna alternativa válida a la que puedas recurrir? ¡Por supuesto que sí! Los que he enumerado a continuación!

• Numbers: es la aplicación desarrollada por Apple para crear, ver y editar hojas de cálculo. Es gratuito, perfectamente compatible con archivos de Excel y su funcionamiento no es muy diferente al de la famosa solución de Microsoft.
• Hojas de cálculo de Google: aplicación desarrollada por Google para administrar hojas de cálculo. Es gratis, te permite trabajar con archivos tanto localmente como en línea y se basa en Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube «big G».
• Polaris Office: te permite administrar documentos creados con Office y Google Drive y es bastante fácil de usar. Es gratis pero, para desbloquear todas las funciones extra, se deben realizar compras in-app a partir de 3,99 € / mes.
• WPS Office: paquete que te permite administrar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Sí, se puede utilizar tanto para trabajar localmente como a través del almacenamiento en la nube. Es gratis, pero para desbloquear todas las funciones necesitas suscribirte a través de compras in-app (al coste básico de 3,99 euros / mes).