Cómo cifrar un archivo de Word | Lo que debes saber

¿Necesitas enviar por correo electrónico algunos documentos de Word pero no quieres correr el riesgo de que alguien descubra el contenido sin tener permiso? Entonces, ¿Qué tal protegerlos con una contraseña? No, no tienes que instalar ningún programa especial, ¡te lo prometo!

Para poder cifrar un archivo de Word, solo tienes que aprovechar la función especial incluida en el famoso programa de Microsoft o, si no está disponible, recurrir a algunas soluciones gratuitas para descargar gratis en ordenadores, smartphones y tablets. ¿Te interesa? ¿Sí? Entonces, para obtener más información, sigue leyendo: ¡encuentra toda la información que necesitas justo debajo!

Solo una pequeña aclaración antes de comenzar: hice la guía usando Office 2019 para Windows y macOS. En cualquier caso, las indicaciones presentes en el artículo también deberían ser válidas para las ediciones anteriores del mismo (y, por tanto, de Word).

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Cómo cifrar un archivo de Word en Windows

Si deseas aprender a cifrar un archivo de Word y usar el sistema operativo Windows, abre el documento que deseas proteger con una contraseña (o crea una nueva) y haz clic en el botón Archivo ubicado en la parte superior izquierda de Word. ventana.

En la pantalla que se abre, selecciona el elemento Información de la barra lateral izquierda, haz clic en el botón Proteger documento y selecciona la palabra Cifrar con contraseña en el menú que aparece.

En este punto, todo lo que tienes que hacer es escribir la palabra clave con la que cifrar el archivo en el campo de texto correspondiente y hacer clic en el botón Aceptar para guardar la configuración. Así que repite la operación por segunda vez (en la ventana que se abre) y listo. Finalmente, guarda tu documento: cada vez que alguien intente abrirlo, se le pedirá que ingrese la contraseña.

Si no deseas prohibir la visualización del archivo, sino solo para evitar la modificación por parte de usuarios no autorizados, puedes establecer una protección de contraseña limitada solo para este propósito. Simplemente selecciona el elemento Restringir edición del menú Proteger documento de Word, coloca la marca de verificación junto al elemento Permitir solo este tipo de cambios en el documento o junto al elemento Cambios restringidos (en la barra lateral que aparece a la derecha) y selecciona el opción Sin cambios (solo lectura) del menú desplegable a continuación.

Luego debes hacer clic en el botón Aplicar protección y escribir la palabra clave para desbloquear los cambios en el archivo. ¿Más fácil que eso?

En caso de dudas, para eliminar la contraseña de un documento de Word previamente protegido, todo lo que tienes que hacer es abrirlo (escribiendo la palabra clave correspondiente), ir al menú Archivo> Información, hacer clic en el botón Proteger documento, seleccionar el redacción Cifra con contraseña de la pantalla que aparece y elimina la contraseña configurada actualmente para acceder al archivo.

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Lo mismo ocurre, por supuesto, incluso si deseas eliminar la contraseña contra cambios: debes seleccionar el elemento Restringir modificación del menú Proteger documento y desmarcar la opción relacionada con restricciones para modificaciones.

Cómo cifrar un archivo de Word en Mac

Si usas una Mac, puedes cifrar un archivo con Word siguiendo un procedimiento simple como el que se acaba de ver en conjunto para los sistemas Windows. Todo lo que tienes que hacer es abrir el documento para proteger (o crear uno nuevo) y seleccionar el elemento Proteger documento en el menú Herramientas (arriba).

En la ventana que se abre, escriba la contraseña que deseas utilizar para prohibir el acceso no autorizado al archivo en el campo Establecer una contraseña para abrir el documento. Luego haz clic en el botón Aceptar, repite la entrada de la contraseña y haz clic en Aceptar nuevamente para guardar la configuración.

Si no deseas prohibir la apertura del documento sino solo su modificación, ingresa una contraseña en el campo Establece una contraseña para editar el documento dejando en blanco el campo Establece una contraseña para abrir el documento, presione OK, ingresa la contraseña nuevamente y confirmar para guardar la configuración.

También puedes deshabilitar la protección de documentos para revisiones, comentarios, modo de solo lectura o formularios marcando las casillas correspondientes (junto con No proteger, necesario para aprovechar estas opciones).

Si, por el contrario, deseas volver sobre tus pasos y eliminar la contraseña de un documento previamente protegido, ábrelo en Word, ve al menú Herramientas> Proteger documento, elimina la contraseña en el campo que se muestra en la pantalla y haz clic en Aceptar.

Cómo cifrar un archivo de Word con LibreOffice

Si, por una razón u otra, no puedes instalar Word en tu computadora, puedes recurrir a LibreOffice: un paquete de productividad multiplataforma, de código abierto y gratuito (disponible para Windows, macOS y Linux) que es compatible con todos los archivos. Microsoft Office e incluye programas para procesar texto, presentaciones, hojas de cálculo, bases de datos y contenido imprimible. Entre sus muchas funciones, por supuesto, está la de proteger documentos de Word con contraseñas.

Para obtener LibreOffice, conéctate al sitio web del programa y haz clic en el botón Descargar versión xxx. Si usas una Mac, también haz clic en el botón Interfaz de usuario traducida para descargar la traducción al español de LibreOffice.

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Cuando se complete la descarga, si estás utilizando Windows, abre el archivo .msi obtenido y haz clic en el botón Siguiente dos veces consecutivas y luego en Instalar, Sí y Finalizar, para completar la configuración.

Si estás utilizando una Mac, por otro lado, para instalar LibreOffice, debes abrir el paquete .dmg que has obtenido, arrastrar LibreOffice a la carpeta Aplicaciones de Mac e iniciar la suite, hacer clic derecho en su icono y seleccionar Abrir. opción dos veces seguidas. En este punto, cierra el software por completo, utilizando la combinación de teclas cmd + q, y abre el paquete .dmg con los archivos de traducción al español.

A continuación, haz clic con el botón derecho en el ejecutable del paquete de idioma de LibreOffice en la ventana que apareció en la pantalla y selecciona la opción Abrir dos veces seguidas. Presiona, luego en el botón Instalar, selecciona el elemento /Applications/LibreOffice.app de la siguiente ventana y presiona el botón Instalar nuevamente. Si ves una advertencia sobre los permisos, haz clic en Sí, identifíqueme, escribe la contraseña de administración de Mac y haz clic en el botón Aceptar, dos veces consecutivas, para completar la configuración.

Una vez que se completa la instalación, independientemente del sistema operativo en uso, solo tienes que iniciar LibreOffice y hacer clic en el botón Abrir archivo, para abrir un documento existente, o en el botón Escritor de documentos, para crear uno nuevo.

Luego, ve al menú Archivo> Guardar como (arriba a la izquierda) y, en la ventana que se abre, selecciona la opción Guardar con contraseña. Luego escribe la contraseña que deseas usar para proteger el archivo en los campos Ingresa la contraseña para abrir y Confirma la contraseña y presiona el botón OK para confirmar.

Si deseas que el archivo se abra como de solo lectura (para que no se pueda editar), expande la sección Opciones, marca la casilla Abrir archivo como de solo lectura, escribe la contraseña que deseas asignar al documento en el campo Ingresa la contraseña para modificar y Confirmar contraseña y presiona el botón OK para confirmar. Puedes elegir guardar el archivo en formato Word DOCX y OpenDocument (ODT), el formato de LibreOffice y OpenOffice.

En caso de dudas, puedes eliminar la contraseña de un documento previamente protegido simplemente abriéndolo con LibreOffice (luego ingresando la clave de acceso relativa) y guardándolo como un archivo nuevo, obviamente sin marcar la casilla Guardar con contraseña.

Cómo cifrar un archivo de Word en teléfonos inteligentes y tablets

En este momento no tienes una PC a mano y, por lo tanto, ¿te gustaría saber si es posible encriptar un archivo de Word desde un teléfono inteligente o tablet? La respuesta es sí, pero solo si recurre a soluciones de terceros.

La aplicación oficial Word, que está disponible de forma gratuita para dispositivos Android e iOS con dimensiones iguales o menores a 10,1″, no admite el cifrado de documentos con contraseña. Esta función, por su parte, está disponible en aplicaciones alternativas realizadas por empresas distintas de Microsoft. ¿Cuáles? ¡Sigue leyendo y lo descubrirás!

Android

Si usas un terminal Android, puedes cifrar un archivo de Word con WPS Office, la suite de productividad básica, sin cargo (con funciones adicionales, incluida la conversión entre varios formatos de archivo, edición avanzada de PDF y eliminación de anuncios publicitarios, que se desbloquearán a través de una suscripción de 4,29 euros / mes o 31,99 euros / año) disponible en forma de aplicación para el sistema de robot verde (y más).

Para usarlo, descarga la aplicación de Play Store, iníciela y presiona el elemento Abrir archivo para abrir el documento al que deseas aplicar la contraseña. Alternativamente, selecciona los elementos (+)> Nuevo documento, para crear un nuevo archivo.

En este punto, presiona el icono con los cuatro cuadrados ubicados en la parte inferior izquierda, selecciona la pestaña Archivo del menú que aparece en la parte inferior, mueva la palanca relativa a la opción Cifrado de documentos (abajo) a ON y escribe la contraseña que desees utilizar para proteger tu documento en los campos propuestos en la pantalla.

Una vez hecho esto, presiona el botón OK (abajo a la derecha), luego el icono del disquete (arriba a la izquierda) y guarde el archivo protegido.

En caso de dudas, para eliminar la contraseña de un documento previamente protegido, ábrelo en WPS Office, escribe tu contraseña de desbloqueo y desactiva la opción Cifrado de documentos. ¿Más fácil que eso?

iOS

Si usas un iPhone o un iPad, puedes contar con Pages, la versión móvil del famoso software de procesamiento de textos de Apple incluido «de serie» en todos los dispositivos de la «manzana mordida» y disponible sin costo en la App Store.

Para cifrar un archivo con Pages, todo lo que tienes que hacer es abrirlo dentro de la aplicación (después de cargarlo en iCloud Drive u otro servicio de almacenamiento en la nube compatible), presione el botón … ubicado en la parte superior derecha y seleccione Establecer contraseña del elemento en el menú que se abre.

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En la siguiente pantalla, escribe la contraseña que deseas usar para proteger el documento en los campos Contraseña y Verificar, elige si deseas permitir que el archivo se desbloquee a través de Face ID / Touch ID moviendo la palanca correspondiente a ON u OFF y presiona el fin elemento (en la parte superior derecha), para guardar los cambios.

Posteriormente, en caso de dudas, puede eliminar la contraseña de un documento previamente protegido presionando el botón … , yendo a Cambiar contraseña y desactivando la palanca relativa a la opción Solicitar contraseña.